Depuis des décennies, les documents papier et les classeurs sont le moyen d'organiser les informations dans un bureau, une entreprise ou à la maison. Mais cela ne signifie pas que la documentation physique sur papier soit la meilleure option. De nombreux bureaux et employés dans le monde entier passent des documents physiques aux systèmes de gestion électronique des documents dans l'espoir de créer un bureau sans papier.
Pourquoi veulent-ils passer au zéro papier ? Il existe de nombreuses raisons de se lancer.
Utilisez le Cloud pour le stockage de documents
Le stockage de documents dans le Cloud devient de plus en plus important, notamment avec l'essor du travail à distance. Conserver les fichiers dans le Cloud vous permet non seulement d'éviter d'imprimer des copies papier. Mais cela permet également à votre équipe d'accéder aux fichiers depuis n'importe où. Vous pouvez donc travailler sur une proposition pendant que vous voyagez et votre équipe peut collaborer à la création d'un texte pour votre prochaine campagne de marketing pendant que tout le monde travaille à la maison.
Pour ce faire, vous devez d'abord trouver un service de stockage de documents dans le nuage. Ensuite, vous pouvez l'utiliser pour sauvegarder les fichiers numériques stockés sur vos appareils. Et vous pouvez enregistrer des documents supplémentaires sur le Cloud pour faciliter la collaboration.
Souscrivez aux signatures électroniques
Certaines entreprises évitent de passer au zéro papier en raison de la nécessité de signer certains documents. Cependant, il existe désormais des services qui vous permettent de signer des choses numériquement.
Ces services ne vous aident pas seulement à réduire la consommation de papier. Ils peuvent également vous aider à suivre les éléments que vous avez signés, de sorte que vous pouvez plus facilement rester organisé et suivre les contrats et autres documents sur lesquels vous avez apposé votre signature.
Il existe de nombreux programmes en ligne que vous pouvez utiliser pour signer des documents numériquement. Vous pouvez aussi simplement utiliser des documents PDF. Vous pourrez peut-être superposer votre signature sur ces documents ou simplement mettre en place un processus pour ajouter votre propre marqueur numérique.
Débarrassez-vous des factures papier
Les factures sont une autre histoire, car vous avez effectivement besoin de les recevoir. Mais presque tous les fournisseurs de services offrent désormais la possibilité de payer en ligne ou par téléphone. Cela peut vous aider à éliminer les factures, les enveloppes et les chèques en papier, sans parler du temps que vous gagnerez en configurant des paiements numériques ou automatiques.
Contactez votre propriétaire, les compagnies de services publics, les fournisseurs de cartes de crédit et les vendeurs qui vous envoient des factures papier et demandez-leur de payer en ligne. Vous devrez peut-être demander expressément qu'ils cessent d'envoyer des factures papier, même si vous payez normalement en ligne.
