Aujourd'hui, il est devenu nécessaire de transférer vos informations sur un support numérique, vous gagnerez en temps, en productivité, en sécurité, en réactivité, en coûts, et c'est aussi un geste supplémentaire pour préserver la planète. Mais que signifie réellement la dématérialisation ?
Qu'est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation consiste à transférer des données d'un support physique tel que le papier vers un support numérique à l'aide d'un outil informatique. Il ne s'agit pas seulement de numériser ou de scanner un document, la dématérialisation est un processus complet. Dans ce cas, une facture au format PDF est produite mécaniquement par un ERP ou une planification des ressources humaines, un certificat de paiement par un SIRH, un contrat client avec une application métier. Il est alors possible de dématérialiser des documents, des transactions et un ensemble de processus tels que la facturation, les devis, la paie, les relevés bancaires, pour leur donner une valeur juridique, un statut confidentiel et les signer.
Pourquoi dématérialiser ?
Afin d'être une entreprise plus propre, moins polluante, désireuse de limiter son empreinte écologique et de se transformer en entreprise socialement responsable, il est recommandé de procéder à la dématérialisation. Cette dernière, tout autant appelée informatisation ou digitalisation, fait partie de la mutation numérique des entreprises et des services bureaucratiques de tous les domaines d'activité. Par ailleurs, la dématérialisation est désormais une pratique courante. Autrefois réservée aux grandes entreprises du secteur tertiaire, elle est désormais adoptée par tous, quelle que soit la taille de l'entreprise. L'industrie adopte de plus en plus la dématérialisation et les sujets pour le zéro papier à l'usine se multiplient.
Pourquoi choisir le zéro papier pour votre entreprise ?
C'est un moteur d'évolution indispensable à votre entreprise pour gagner en productivité, en limitant la durée des échanges d'informations, en réduisant ou supprimant les déplacements sur l'imprimante, le manque de papier ou d'encre, le bourrage de feuille ou le SAV. Plus besoin d'être sur place pour consulter ou modifier un document. Et cela profite aussi à une communication collective. En quelques clics, vous avez accès à l'information souhaitée. Par exemple, concernant une facture fournisseur, le fait de dématérialiser permet de diminuer son prix de traitement de plus de 90 %, de raccourcir son temps de traitement effectivement de moitié, de copier les délais de paiement, soit une baisse de plus de 10 %.
La technologie évolue donc de plus en plus, et elle peut vous apporter de nombreux avantages, surtout si vous gérez une entreprise. La dématérialisation est vraiment utile pour votre société car elle consiste à transférer toutes les données sur papier par des données numériques.
