Grâce à l’évolution de la technologie, de nouvelles méthodes sont mises en œuvre au sein des entreprises dans le but d’optimiser leurs profits. À cet effet, il y a la dématérialisation de certains processus. Celle-ci est devenue de plus en plus courante de nos jours, et ce, dans plusieurs secteurs d’activités.
La dématérialisation : qu’est-ce que c’est réellement ?
La dématérialisation est un concept considéré comme récent mais qui est apparu dans les années 70 avec les disquettes. Il est à savoir que la dématérialisation se définit comme étant un procédé basé sur l’utilisation des supports numériques. Entre autres, elle participe à la suppression des documents en papier. Ainsi, cette méthode ne requiert plus d’éléments physiques, et son adoption au sein d’une entreprise implique une importante réorganisation des divers flux de documents. Pour la mise en œuvre de la dématérialisation, il est nécessaire d’avoir un système d’information spécifique.
L’effet de la dématérialisation sur les charges de l’entreprise et autres apports
De nos jours, la dématérialisation est de plus en plus appréciée par les entreprises, ce qui prouve son importance. En effet, ce procédé assure une réduction des charges des sociétés en raison du fait qu’il n’y aura plus d’impression à faire. En outre, ce genre de méthode permet d’économiser du temps vu que les processus sont simplifiés et que certaines tâches se font d’une manière automatique. Ainsi, la dématérialisation joue un rôle important en matière d’optimisation de la production de l’entreprise. En dématérialisant certaines ou l’ensemble de ses tâches, celle-ci pourrait bénéficier d’un gain de place considérable parce qu’il y aura moins ou plus de dossiers à classer.
La dématérialisation en quelques étapes
L’intégration du processus de dématérialisation au sein d’une entreprise se fait d’une manière progressive. La première étape consiste à faire le choix des procédures à dématérialiser. En général, la plupart des documents administratifs d’une entreprise peuvent être numérisés : factures, bons de livraison, contrats, etc. En même temps, il est nécessaire de faire un point sur les étapes de réalisation de ces documents. Il faudrait par la suite fixer des objectifs par rapport à l’innovation à mettre en œuvre. L'étape suivante est l’identification des acteurs pouvant être concernés par le processus, autant en interne comme en externe, et de les informer du changement. En dernier, il est nécessaire de créer le système de dématérialisation.
On peut donc affirmer que la dématérialisation fait actuellement partie des facteurs clés de succès de nombreuses entreprises.
