De nombreux outils existent pour la gestion de ses archives. Certaines sont numériques, comme les logiciels qui vous aident à organiser vos fichiers. D'autres sont physiques, comme les classeurs. Le meilleur outil à utiliser dépend de vos besoins et de vos préférences. Découvrez 3 outils efficaces de gestion des archives à utiliser en entreprise pour le classement de vos documents.
3 outils pour la gestion de vos archives
Logiciel SAAS de gestion d'archivage
Un logiciel d'archivage du type SAAS va vous permettre d'avoir le contrôle total de vos documents, à partir d'un emplacement central. Vous pourrez suivre toutes les modifications apportées aux documents et les restaurer si nécessaire. Le principal avantage d'un logiciel d'archivage est sa capacité à vous faire gagner du temps et à améliorer votre productivité. La plupart des logiciels d'archivage utilisent le cloud, ce qui permet d'avoir à distance vos documents sur le support que vous souhaitez. Les logiciels de CRM répondent aussi à ce besoin.
2. Disque dur externe
Le disque dur externe est un support de gestion des archivages, très efficace car il ne dépend pas de structures extérieures. Cependant, il présente l'inconvénient d'être moins sûr que les solutions virtuelles et, en cas de cassure, les données sont irrécupérables. Il faut mettre à jour manuellement les données. L'interface des dossiers n'est pas aussi développée qu'un logiciel. Vous devrez garder le disque dur dans un endroit sûr et y ajouter un code pour protéger vos données.
3. Le classeur
Le classeur est un bon support physique pour l’organisation de vos documents en fonction de leur thématique. Il vous permettra d'avoir une vue d'ensemble mais aussi de les retrouver facilement en cas de besoin. Ce principe de non digitalisation vous évitera les risques de piratages ou la perte de données.
Le classeur a l'avantage d'être peu coûteux mais son principal inconvénient est qu'il prend beaucoup de place. L'accumulation des classeurs vous fera perdre du temps lorsque vous recherchez un document.
Les outils d'archivage sont essentiels pour votre activité, et leur sécurisation est indispensable. Il ne faut pas négliger cette tâche en tant que responsable ou gérant d'entreprise, car la perte de vos archives impactera fortement votre activité.
